Planeador de reuniões por fuso horário
Escolha uma data, adicione as suas cidades e veja o dia inteiro de uma vez: cada hora UTC representada no relógio próprio de cada cidade, colorida conforme caia em horas de trabalho, nas horas de margem à sua volta ou a meio da noite. O planeador indica depois as horas em que toda a gente está a trabalhar — ou, quando o planeta diz que não, as horas de compromisso que menos magoam. Shanghai, Singapore, London e New York vêm pré-carregados, porque essa é a combinação que desfaz todos os planos ingénuos de «encontramo-nos às nove».
As colunas são as 24 horas da data escolhida em UTC. Cada célula é esse instante no relógio próprio da cidade; +1 e −1 significam que o instante cai no dia local seguinte ou anterior. Tudo é calculado com os dados de fuso horário Intl do seu navegador — nenhuma lista de cidades, data ou resultado sai da sua máquina.
Como ler a grelha
A maioria das ferramentas de reuniões responde à pergunta errada. Convertem uma hora proposta para outros fusos, o que só é útil depois de já saber que existe uma boa hora. O problema do agendamento é a procura, não a conversão: com quatro cidades espalhadas de UTC+8 a UTC−5 pode não haver nenhuma hora educada em todo o lado, e um conversor confirmará de bom grado que as suas 09:00 escolhidas são as 21:00 para um colega sem mencionar que as 14:00 da sua hora teriam sido simplesmente cedo para ele e meio da manhã para si. Uma grelha inverte a ferramenta. Cada hora do dia é uma candidata, a realidade local de cada cidade vê-se num relance, e o compromisso — quando o compromisso é tudo o que há — é escolhido com os números à frente em vez de ser descoberto pelos bocejos da chamada.
A janela de trabalho é definida por si, porque as «horas de trabalho» são uma política, não uma lei da natureza. Uma equipa que começa às 08:00 e uma equipa que defende ferozmente as 09:00–17:00 produzem grelhas diferentes, e a faixa de margem existe precisamente para a negociação entre elas: duas horas de cada lado que a maioria aceita ocasionalmente e que ninguém deveria aceitar semanalmente. Quando o planeador apresenta um melhor compromisso, ordena as horas primeiro por quantas cidades estão totalmente dentro das horas de trabalho e depois por quantas estão pelo menos na margem — uma solução em que três cidades trabalham e uma começa cedo vence uma em que duas cidades trabalham e duas estão acordadas à meia-noite, embora para uma ferramenta menor ambas sejam «sem sobreposição».
O horário de verão é a parte móvel da grelha. Os desvios são calculados para a data exata que escolhe, com as mesmas regras IANA que o seu calendário usa, e o planeador compara o desvio de cada fuso uma semana para cada lado: uma diferença significa que uma mudança de relógio está perto, e qualquer conclusão que tire para esta data pode estar uma hora errada quinze dias depois. Esse aviso importa sobretudo para reuniões recorrentes marcadas durante as semanas de mudança, quando os Estados Unidos, a Europa e o hemisfério sul se movem em domingos diferentes. O artigo complementar, encontrar uma hora de reunião que respeite cada fuso horário, percorre a fundo as armadilhas do horário de verão e a matemática da sobreposição.
Perguntas frequentes
Porque é que às vezes não há nenhuma sobreposição?
Porque o planeta é redondo e o dia de trabalho tem oito horas. Shanghai e New York estão a doze ou treze horas de distância, por isso, quando uma está dentro das 09:00–17:00, a outra está de noite — nenhuma hora UTC põe ambas a trabalhar. O planeador diz isso honestamente e depois mostra as melhores horas de compromisso: as que têm mais cidades a trabalhar e, a seguir, as que têm mais cidades dentro das horas de trabalho ou de margem, para que a dor seja partilhada deliberadamente em vez de descoberta na chamada.
O que significam as cores?
O verde são as horas de trabalho — a janela que define, 09:00–17:00 por omissão. O âmbar é a margem: as duas horas de cada lado da janela, os começos cedo e os finais tarde que a maioria aceitará ocasionalmente. O azul-acinzentado é a noite: horas que só deve pedir numa emergência, e nunca como reunião permanente. A grelha mostra a hora local própria de cada cidade para cada hora UTC da data escolhida, com um marcador +1 ou −1 quando esse instante cai no dia de calendário vizinho localmente.
Porque é que a mesma reunião se desloca uma hora duas vezes por ano?
O horário de verão, aplicado em datas diferentes em países diferentes — ou nem sequer aplicado. Os Estados Unidos avançam semanas antes da Europa, e o hemisfério sul move-se na direção oposta, por isso um horário que funciona em janeiro pode estar uma hora deslocado em abril. Quando o desvio UTC de um fuso muda dentro da semana da data que escolheu, o planeador assinala-o: é exatamente então que uma reunião recorrente cai silenciosamente uma hora mais cedo ou mais tarde para um dos lados.
Posso adicionar uma cidade que não está na lista predefinida?
Sim. Abaixo das predefinidas há uma segunda lista com cada fuso horário IANA que o seu navegador conhece — várias centenas. Escolha um e ele junta-se à grelha com o seu desvio real e as suas regras de horário de verão, diretamente dos mesmos dados Intl que o seu sistema operativo usa. Nada é enviado para lado nenhum; todo o cálculo corre no seu navegador.
A reunião recorrente deve rodar?
Se não existir nenhum horário justo, sim — a rotação é a solução honesta. Uma reunião permanente que é sempre às 21:00 para a mesma cidade é um imposto silencioso sobre as mesmas pessoas, e elas deixarão de vir ou deixarão de estar atentas quando vierem. Rode a dor mensalmente, ou divida-a em dois horários alternados, e use as horas de compromisso que este planeador encontra como pontos de rotação. A matemática da sobreposição está no artigo complementar sobre encontrar uma hora de reunião que respeite cada fuso horário.