Planificador de reuniones por zona horaria
Elige una fecha, añade tus ciudades y mira el día entero de una vez: cada hora UTC representada en el reloj propio de cada ciudad, coloreada según caiga en horas de trabajo, en las horas de margen que las rodean o en plena noche. El planificador nombra después las horas en que todo el mundo está trabajando —o, cuando el planeta dice que no, las horas de compromiso que menos duelen—. Shanghai, Singapore, London y New York vienen precargados, porque esa es la combinación que rompe todo plan ingenuo de «quedamos a las nueve».
Las columnas son las 24 horas de la fecha elegida en UTC. Cada celda es ese instante en el reloj propio de la ciudad; +1 y −1 significan que el instante cae en el día local siguiente o anterior. Todo se calcula con los datos de zona horaria Intl de tu navegador: ninguna lista de ciudades, fecha ni resultado sale de tu máquina.
Cómo leer la cuadrícula
La mayoría de las herramientas de reuniones responden a la pregunta equivocada. Convierten una hora propuesta a otras zonas, lo que solo es útil después de saber que existe una buena hora. El problema de la planificación es la búsqueda, no la conversión: con cuatro ciudades repartidas de UTC+8 a UTC−5 puede que no haya ninguna hora cortés en todas partes, y un conversor confirmará encantado que tus 09:00 elegidas son las 21:00 para un colega sin mencionar que las 14:00 de tu hora habrían sido simplemente temprano para él y media mañana para ti. Una cuadrícula invierte la herramienta. Cada hora del día es una candidata, la realidad local de cada ciudad se ve de un vistazo, y el compromiso —cuando el compromiso es todo lo que hay— se elige con los números delante en lugar de descubrirse por los bostezos de la llamada.
La ventana de trabajo la fijas tú, porque las «horas de trabajo» son una política, no una ley de la naturaleza. Un equipo que empieza a las 08:00 y un equipo que defiende ferozmente el 09:00–17:00 producen cuadrículas distintas, y la banda de margen existe precisamente para la negociación entre ambos: dos horas a cada lado que la mayoría acepta de vez en cuando y que nadie debería aceptar cada semana. Cuando el planificador informa de un mejor compromiso, ordena las horas primero por cuántas ciudades están plenamente dentro del horario de trabajo y después por cuántas están al menos en el margen: una solución en la que tres ciudades trabajan y una empieza temprano gana a una en la que dos ciudades trabajan y dos están despiertas a medianoche, aunque para una herramienta menor ambas sean «sin solapamiento».
El horario de verano es la parte móvil de la cuadrícula. Los desfases se calculan para la fecha exacta que eliges, con las mismas reglas IANA que usa tu calendario, y el planificador compara el desfase de cada zona una semana a cada lado: una diferencia significa que un cambio de reloj está cerca, y cualquier conclusión que saques para esta fecha puede estar una hora equivocada quince días después. Ese aviso importa sobre todo para las reuniones recurrentes fijadas durante las semanas de cambio, cuando Estados Unidos, Europa y el hemisferio sur se mueven en domingos distintos. El artículo complementario, encontrar una hora de reunión que respete cada zona horaria, repasa a fondo las trampas del horario de verano y las matemáticas del solapamiento.
Preguntas frecuentes
¿Por qué a veces no hay ningún solapamiento?
Porque el planeta es redondo y la jornada laboral es de ocho horas. Shanghai y New York están a entre doce y trece horas de distancia, así que cuando una está dentro de 09:00–17:00 la otra está de noche: ninguna hora UTC pone a ambas a trabajar. El planificador lo dice con honestidad y luego muestra las mejores horas de compromiso: las que tienen más ciudades trabajando y, después, las que tienen más ciudades dentro de las horas de trabajo o de margen, para que el dolor se comparta deliberadamente en lugar de descubrirse en la llamada.
¿Qué significan los colores?
El verde son las horas de trabajo: la ventana que fijas, 09:00–17:00 por defecto. El ámbar es el margen: las dos horas a cada lado de la ventana, los comienzos tempranos y los finales tardíos que la mayoría aceptará de vez en cuando. El azul grisáceo es la noche: horas que solo deberías pedir en una emergencia, y nunca como reunión permanente. La cuadrícula muestra la hora local propia de cada ciudad para cada hora UTC de la fecha elegida, con un marcador +1 o −1 cuando ese instante cae en el día natural vecino en hora local.
¿Por qué la misma reunión se desplaza una hora dos veces al año?
El horario de verano, aplicado en fechas distintas en países distintos —o no aplicado en absoluto—. Estados Unidos adelanta su reloj semanas antes que Europa, y el hemisferio sur se mueve en la dirección contraria, así que un hueco que funciona en enero puede estar una hora desplazado en abril. Cuando el desfase UTC de una zona cambia dentro de la semana de la fecha que elegiste, el planificador lo señala: es exactamente entonces cuando una reunión recurrente cae en silencio una hora antes o después para una de las partes.
¿Puedo añadir una ciudad que no está en la lista predefinida?
Sí. Debajo de las predefinidas hay una segunda lista con cada zona horaria IANA que conoce tu navegador: varios cientos. Elige una y se une a la cuadrícula con su desfase real y sus reglas de horario de verano, directamente de los mismos datos Intl que usa tu sistema operativo. No se envía nada a ninguna parte; todo el cálculo se ejecuta en tu navegador.
¿La reunión recurrente debería rotar?
Si no existe ningún hueco justo, sí: la rotación es la solución honesta. Una reunión permanente que es siempre a las 21:00 para la misma ciudad es un impuesto silencioso sobre las mismas personas, y dejarán de venir o dejarán de estar despiertas cuando vengan. Rota el dolor cada mes, o divídelo en dos huecos alternos, y usa las horas de compromiso que encuentra este planificador como puntos de rotación. Las matemáticas del solapamiento están en el artículo complementario sobre encontrar una hora de reunión que respete cada zona horaria.